Eine der häufigsten Fragen im Erstgespräch lautet: Wie lange dauert es, bis die Stelle besetzt ist? Die Frage ist absolut berechtigt. Jede Woche mit einer unbesetzten Stelle bedeutet Mehrarbeit für das bestehende Team, abgesagte oder verschobene Termine und im schlimmsten Fall Umsatz, der einfach fehlt. Wer eine Stelle neu ausschreibt, möchte deshalb wissen, womit er realistisch rechnen kann.
Die ehrliche Antwort ist, dass es von einigen Faktoren abhängt, und dass niemand seriös eine feste Zahl für jede Einrichtung versprechen kann. Trotzdem lassen sich aus abgeschlossenen Projekten realistische Erfahrungswerte ableiten. Und noch wichtiger: Es lässt sich ziemlich genau benennen, welche Faktoren den Zeitraum verlängern oder verkürzen, und auf welche davon eine Einrichtung selbst Einfluss hat.
Was in unseren Projekten möglich war
Ein paar Beispiele von Einrichtungen, die ihre Erfahrungen mit uns auch öffentlich geschildert haben:
- Eine Physiotherapiepraxis konnte nach einer Recruiting-Kampagne Ende 2025 eine offene Stelle innerhalb von drei Wochen besetzen.
- Eine weitere Physiotherapiepraxis erhielt innerhalb von fünf Wochen fünf passende Kandidatinnen und Kandidaten.
- Eine Einrichtung hat nach siebeneinhalb Wochen zwei Vollzeitkräfte und eine Teilzeitkraft eingestellt.
- Ein Pflegeteam hat drei neue Pflegekräfte gewonnen, die Monate später alle noch im Team sind.
Das sind keine Garantien. Sie zeigen aber, dass eine Besetzung innerhalb weniger Wochen realistisch ist, wenn Ansprache und Prozess zusammenpassen. Auffällig ist dabei, dass die Zeiträume auch zwischen ähnlichen Einrichtungen unterschiedlich ausfallen. Genau das liegt an den Faktoren, die wir uns im Folgenden genauer anschauen.
Faktor 1: Die Region
Der erste und oft unterschätzte Faktor ist die Region. Entscheidend ist nicht, wie viele Fachkräfte es insgesamt gibt, sondern wie viele passende Fachkräfte im realistischen Pendelradius der Einrichtung leben. Die meisten Menschen in Pflege und Therapie wechseln für eine neue Stelle nicht den Wohnort, sondern wägen ab, ob sich der Arbeitsweg im Alltag gut machen lässt. Warum deshalb eine regionale Ansprache oft mehr bringt als bundesweite Reichweite, haben wir in einem eigenen Beitrag beschrieben.
Im ländlichen Raum ist der Pool an Fachkräften im Umkreis meist kleiner. Dafür gibt es oft weniger direkte Konkurrenz, und eine gut gemachte Ansprache fällt stärker auf. In Städten ist es umgekehrt: Es gibt mehr potenzielle Kandidatinnen und Kandidaten, aber auch deutlich mehr Einrichtungen, die um dieselben Personen werben. Beides ist kein Ausschlusskriterium, es verändert aber die Strategie und damit auch den Zeitrahmen.
Faktor 2: Die Position selbst
Der zweite Faktor ist die Stelle. Eine breit aufgestellte Position, etwa eine Physiotherapeutin oder ein Physiotherapeut ohne besondere Zusatzanforderungen, lässt sich in der Regel schneller besetzen als eine Stelle mit sehr spezifischen Voraussetzungen. Dazu gehören bestimmte Fortbildungen oder Zertifikate, besondere fachliche Schwerpunkte oder Leitungsaufgaben.
Auch das Arbeitszeitmodell spielt eine Rolle. Flexible Teilzeitmodelle sprechen oft eine größere Gruppe an als starre Vollzeitstellen, zum Beispiel Fachkräfte mit Familie, die nur bestimmte Tage arbeiten können. In der Pflege machen Wochenend- und Nachtdienste einen spürbaren Unterschied. Hier lohnt es sich, vorab ehrlich zu prüfen, welche Anforderungen wirklich zwingend sind und wo Spielraum besteht. Jede Anforderung, die man streichen kann, vergrößert die Zielgruppe.
Faktor 3: Der Arbeitgeberauftritt
Der dritte Faktor ist der Eindruck, den eine Einrichtung als Arbeitgeber hinterlässt. Wer auf eine Ansprache aufmerksam wird, schaut sich in der Regel zuerst online um: Wie wirkt die Website? Gibt es eine Karriereseite mit echten Einblicken? Was steht in den Google-Bewertungen? Gibt es auf Social Media Bilder vom Team?
Wenn dieses Bild stimmig und ehrlich ist, entscheiden sich Interessierte deutlich schneller für ein Gespräch. Wenn dagegen kaum Informationen zu finden sind oder der Auftritt veraltet wirkt, zögern viele, und genau dieses Zögern kostet Zeit. Welche Warnsignale es hier gibt, haben wir im Beitrag über Anzeichen für ein Imageproblem am Arbeitsmarkt zusammengefasst.
Faktor 4: Die eigene Reaktionsgeschwindigkeit
Der vierte Faktor liegt komplett bei der Einrichtung selbst, und er wird am häufigsten unterschätzt: die Reaktionsgeschwindigkeit. Ein einfaches Beispiel macht den Unterschied deutlich. Einrichtung A meldet sich am Tag nach dem Erstkontakt, bietet zwei Tage später ein Gespräch an und lädt in derselben Woche zur Hospitation ein. Einrichtung B meldet sich nach einer Woche, findet erst in der übernächsten Woche einen Gesprächstermin und braucht danach noch einmal zehn Tage für eine Entscheidung.
Zwischen beiden Abläufen liegen schnell drei bis vier Wochen, ohne dass sich an der Qualität der Ansprache irgendetwas geändert hat. Dazu kommt: Fachkräfte, die mehrere Optionen prüfen, sagen in dieser Zeit oft schon woanders zu. Die Reaktionsgeschwindigkeit ist deshalb oft der größte Hebel, den eine Einrichtung selbst in der Hand hat.
Warum schnell nicht das einzige Ziel ist
So wichtig Geschwindigkeit ist: Eine schnelle Besetzung bringt wenig, wenn die neue Fachkraft nach der Probezeit wieder geht. Dann beginnt die Suche von vorne, und zusätzlich ist Zeit in die Einarbeitung geflossen, die verloren ist. Deshalb steht bei uns die Passung im Vordergrund, fachlich und menschlich.
Dass das funktioniert, zeigen mehrere Rückmeldungen unserer Kunden: Die neuen Mitarbeitenden sind auch Monate nach dem Start noch im Team. Eine Besetzung ist aus unserer Sicht erst dann wirklich erfolgreich, wenn sie auch nach der Probezeit Bestand hat.
Was Sie selbst beschleunigen können
Unabhängig davon, wie Sie Fachkräfte ansprechen, gibt es einige einfache Maßnahmen, die den Prozess spürbar verkürzen:
- Feste Zeitfenster für Gespräche: Blockieren Sie jede Woche feste Termine, die Sie Interessierten sofort anbieten können.
- Eine feste Ansprechperson: Eine Person ist für alle Bewerbenden zuständig und behält den Überblick.
- Klare Entscheidungswege: Klären Sie vorab, wer über eine Einstellung entscheidet und wer beim Gespräch dabei sein muss.
- Hospitation vorbereiten: Legen Sie fest, an welchen Tagen ein Probetag möglich ist und wer ihn begleitet.
- Zusage vorbereiten: Halten Sie die wichtigsten Eckdaten für ein Angebot bereit, damit eine Zusage nicht an Formalitäten hängt.
Ein realistischer Blick auf den Ablauf
Wer realistisch plant, teilt den Prozess gedanklich in vier Phasen: die Vorbereitung der Ansprache, die Ansprache selbst mit den ersten Rückmeldungen, die Gespräche und Hospitationen und schließlich die Entscheidung. In jeder dieser Phasen kann Zeit gewonnen oder verloren werden. Die Ansprache bestimmt, wie schnell passende Kontakte entstehen. Was danach passiert, bestimmt, wie viele dieser Kontakte tatsächlich zu einer Einstellung führen.
Wer also wissen möchte, wie schnell eine Stelle besetzt werden kann, sollte nicht nur fragen, wie schnell Bewerbungen kommen, sondern auch, wie schnell die eigene Einrichtung darauf reagieren kann. Wie das in einem strukturierten Ablauf aussieht, zeigt unser TR-System.
